一、簽字場地布置

舉行簽約儀式的場地，一般參加簽約儀式的人員規(guī)格、人數(shù)多少及協(xié)議中的內(nèi)容重要程度來確定。一般選擇在客人鎖住的賓館、飯店、或東道主的會客廳、洽談室。無論選擇在何處舉行，都應(yīng)該征得對方的同意。

簽字場地的布置，一般是在簽字廳內(nèi)設(shè)置長方桌作為簽字桌，桌面覆蓋深綠色臺布，桌后放置兩張椅子作為雙方簽字人座位，主左客右。

座位前陳列各自保存的文本，上端分別放置簽字時使用的文具，如簽字筆、吸墨器等。如與外方簽署協(xié)議或合同，還應(yīng)將各自的國旗布置在該方簽字者得正前方。如簽署多邊行協(xié)議時，各方國旗則應(yīng)依 一定的禮賓順序插在各方簽字者得身后。

二、協(xié)議文本的準備

談判結(jié)束后，雙方應(yīng)組織專業(yè)人員按談判達成的協(xié)議作好文本的定稿、翻譯、校對、印刷、裝訂、蓋火漆印或單位公章等。作為東道主，應(yīng)為文本的準備工作提供準確、周到、快速、精美的方便條件和服務(wù)。

三、簽約人員的安排

在舉行簽約儀式之前，有關(guān)各方應(yīng)預(yù)先確定好參加簽約儀式的人員，并向其有關(guān)方面通報。客方尤其要將自己一方出席簽約儀式的人數(shù)提前通報給主方，以便主方安排。

簽字者得人選應(yīng)視文件的性質(zhì)來確定，可由最高負責(zé)人千，也可由具體部門負責(zé)人簽，但雙方簽字人的身份應(yīng)該大致對等。參加簽字的有關(guān)各方事先還應(yīng)該安排一名熟悉簽約儀式詳細程序的助簽認，并商定好簽字的有關(guān)細節(jié)。

其他出席簽約儀式的陪同人員，基本上是雙方參加談判的全體人員，按一般禮貌做法，人數(shù)最好大體相等。為了表示重視，雙方可對等邀請更高一層的領(lǐng)導(dǎo)人出席簽約儀式。

四、安排坐席

主辦方安排好雙方簽字人的位置，在正式簽署合同時，各方代表對于禮遇均非常在意，因而商務(wù)人員對于在簽約儀式上最能體現(xiàn)禮遇高低的座次問題，應(yīng)當認真對待。

一般來講，東道國或東道主簽字人的位置應(yīng)于簽字桌的右側(cè)，客方簽字人的座位位于簽字桌的左側(cè)。雙方的助簽人員分別站在各方簽字人的外側(cè)，其任務(wù)是幫助翻揭待簽文本，向簽字人指明簽字處。雙方其他參加簽約儀式的人員應(yīng)分別按一定的順序排列于各方簽字人之后。

也可以依照取位的高低，依次自左至右（客方）或者自右至左（主方）地列成一行，站立于己方簽字人的身后，當一行站不完時，可以按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例，排成兩行、三行、或四行。原則上，雙方隨員人數(shù)應(yīng)大體上相近。

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